E-Mail Archivierung

  • E-Mails automatisch und revisionssicher ablegen
  • E-Mails schnell und automatisch wiederfinden
  • Zugriffsberechtigungsmanagement
  • Revisionssichere E-Mail Archivierung für jede Unternehmensgröße

 

Mit Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge revisionssicher und erzeugen so einen zentralen Datenpool, in welchem Sie Informationen sekundenschnell wiederfinden können.

Mit der E-Mail-Archivierung Archive Mail archivieren Sie Ihre E-Mails inklusive aller Anhänge vollautomatisch. Dabei wird eine Kopie der E-Mail revisionssicher abgelegt. Der dabei erzeugte Inhaltsindex ermöglicht die sekundenschnelle Suche nach gewünschten Informationen. So bleiben Ihre Daten auch über Jahre hinweg per Mausklick verfügbar. Sie können direkt aus Ihrer E-Mail-Software (z.B. Microsoft® Outlook, Tobit David usw.) nach den gewünschten Nachrichten recherchieren. Die Volltextsuche ermöglicht das Recherchieren nach Informationen aus dem Nachrichtentext und den Anhängen. Die phonetische OCR-Texterkennung (optional) unterstützt Sie bei der Archivierung von Anhängen und Telefax-Nachrichten, welche Sie zuvor per E-Mail erhalten haben.

E-Mail-Archivierung Archive Mail steht für tiefe Integration in bestehende Software. Hierzu stehen die beiden innovativen optionalen Module flexIntegrate Mail, sowie Integrate Mail bereit, welche die schnelle Anbindung an Fremdanwendungen ermöglichen.

E-Mails archivieren und recherchieren

Mit ca. 3,8 Milliarden Mailkonten (Stand 2014) weltweit zählt die E-Mail zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln überhaupt. Gerade bei Unternehmen ist die Informationsflut kaum noch überschaubar, viele Informationen gehen verloren oder die Suche danach kostet Unmengen an Arbeitszeit. Mit der E-Mail-Archivierung Archive Mail generieren Sie Ihren eigenen zentralen Datenpool.  Je nach Zugriffsberechtigung kann der Nutzer direkt aus seiner E-Mail-Software oder optional aus der vorhandenen Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware) im Archiv recherchieren und sekundenschnell die gewünschten Informationen finden.  Archive Mail archiviert Ihre E-Mails revisionssicher und erfüllt die geforderten gesetzlichen Vorgaben für Unternehmer.

Serienmäßig:

  • unbegrenzte Mailkontenanzahl
  • vollautomatische E-Mail Archivierung
  • revisionssicher
  • intelligente Volltextsuche
  • zentraler Datenpool
  • Zugriffmanagement
  • Schnelle Recherche
  • Leichte Bedienung
  • Smartphone / Tablet Apps
  • Webclient
  • Microsoft Outlook Integration
  • Volltext -Verschlagwortung (inkl. der lesbaren Mailanhänge)
  • secureMail Versandverfahren
  • Unterstützung von Microsoft Exchange/Outlook, Kerio Connect, Tobit David, IMAP, POP3, uvm.

 

Die Module

Serverbasierende E-Mailarchivierung

Archive Mail ist serverbasierend und wird auf einem System in Ihrem Hause oder Rechenzentrum betrieben. Hierdurch werden Ihre E-Mails zentral gesichert und verwaltet – bei gleichzeitiger Entlastung der Clients.
Es entsteht eine vielschichtige und mailkontenübergreifende Recherchefunktionalität für alle Nutzer. Natürlich nur, wenn es die persönlichen Zugriffsrichtlinien explizit erlauben.

 

Integrationsclient Mail

Mit dem Integrationsclient Mail besteht die Möglichkeit, eine Verbindung zwischen anderen Softwarelösungen und Archive Mail zu schaffen. Der Integrationsclient Mail kann sowohl für Ablage- als auch für Rechercheprozesse verwendet werden.

Mit einer Integration wird es für den Anwender möglich, durch einen einzigen „Klick“ alle archivierten E-Mails zu einem in seiner Unternehmenssoftware (ERP, CRM, uvm.) angelegten Kunden einzusehen.

 

OCR-Textzeichenerkennung (Optional)

Wenn Sie in Ihrem E-Mailsystem auch Telefaxnachrichten verwalten, können Sie optional mit der für Archive Mail erhältlichen OCR-Textzeichenerkennung eine Telefaxnachricht mit Volltextinformation archivieren – und so über ein im Telefax enthaltenes Wort wiederfinden.

 

Mailklassifizierung

Prinzipiell sind E-Mails als eher unstrukturierte Daten zu verstehen, neben einem eindeutigen Absender, Empfänger sowie einem Versand / Empfangszeitpunkt sind alle anderen Daten nur unformatierte Textinformationen. Mit Archive Mail wird es jedoch möglich, E-Mails individuell zu klassifizieren und hiermit weitere Ordnungsstrukturen zu schaffen.

 

Zugriffsberechtigungsmanagement

Lassen Sie die Nutzer nach Ihren individuellen Regeln auf E-Mails zugreifen. Mit Archive Mail können Sie den Zugriff der einzelnen Nutzer auf den entstehenden zentralen Datenpool steuern. Nicht jeder Nutzer darf jede E-Mail lesen, je nach Freigabe wird dennoch die Recherche im Teambereich ermöglicht. Beispiel: Ein Geschäftsführer kann mit voller Leseberechtigung im gesamten Datenpool recherchieren, ein Lager-Mitarbeiter nur E-Mails, welche das Lager betreffen. Der rechtegesteuerte Zugriff auf E-Mails steigert somit die Unternehmenskommunikation.

 

MobileClient

Bereits serienmäßig bringt Archive Mail einen mobilen Client (App) für Apple IOS, Android und Windows Mobile mit, mit welchem Sie mobil auf Ihr E-Mailarchiv zuzugreifen. Natürlich sicher und nur, wenn Sie diese Funktion auch gezielt einrichten. Bisher war es kaum möglich, mobil auf ein historisches E-Mail-Archiv zuzugreifen – die mobilen Clients von Archive Mail sind deshalb besonders attraktiv.

 

Microsoft Outlook Integration

Mit dem serienmäßig in Archive Mail enthaltenen Plugin für Microsoft Outlook recherchieren Sie direkt nach einer E-Mail oder übergeben eine solche individuell mit zusätzlichen Informationen wie z.B einer Projektnummer in das Archiv.

Mit dem Plugin für Microsoft Outlook nutzen Sie die Funktionen von Archive Mail direkt aus Ihrem Mailclient. Zusätzlich zur vollautomatischen Archivierung der E-Mails direkt vom Server, besteht mit Archive Mail auch die Möglichkeit, E-Mails einzeln mit individueller Klassifizierung direkt aus Ihrem Outlook zu archivieren.

 

SecureMail

Archive Mail kümmert sich nicht nur um die sichere Archivierung der Mailkommunikation – Archive Mail User erhalten zusätzlich die Funktion secureMail, welches ihnen ermöglicht, verschlüsselte E-Mails aus Microsoft Outlook zu versenden, die der Empfänger nur durch Passworteingabe einsehen kann.

secureMail stellt Ihnen direkt in Microsoft® Outlook die Funktion „Sicher Senden“ zur Verfügung. Hierbei wird die E-Mail inkl. aller Anhänge automatisch in ein kennwortgeschütztes, 256 Bit AES-verschlüsseltes PDF konvertiert und versendet. Vorher haben Sie noch die Möglichkeit, ein manuell oder automatisch generiertes Passwort zu vergeben. Nur über dieses Passwort ist es dem Empfänger dann möglich, die Inhalte und Anlagen der E-Mail einzusehen. Dieses Passwort können Sie dem Empfänger dann auf einem Weg Ihrer Wahl mitteilen.

 

Sicherheit

Sicherheit zum Ersten – „Datenbank“: inoxision Mail arbeitet mit dem Microsoft SQL Server (bzw. Microsoft SQL Express) und nutzt damit eine der meistverwendeten Datenbanken im Business-Bereich (Zukunftssicherheit).

Sicherheit zum Zweiten – „Datenschutz“: Es gibt klare Zugriffsberechtigungen, die durch Ihren Administrator (oder ext. Zuständigen) punktgenau eingestellt werden können.

Sicherheit zum Dritten – „Unabhängigkeit vom E-Mailsystem“: Durch den Einsatz von Archive Mail sind Sie unabhängig von Ihrem eigentlichen E-Mailsystem oder dessen Datenbankprogramm. Auch ein Wechsel des E-Mailsystems beeinflusst die in Archive Mail abgelegten E-Mails nicht.

Revisionssicher – Gesetzeskonform

Mit Archive Mail wird der E-Mailverkehr revisionssicher archiviert.

Die für alle Unternehmen/Behörden geltenden gesetzlichen Vorgaben und Pflichten des jeweiligen Landes zur revisionssicheren Ablage aller steuerlich oder handelsrechtlich relevanten E-Mails können hiermit erfüllt werden. Mit der Möglichkeit zur vollautomatischen E-Mail-Archivierung aller E-Mailkonten schließen Sie die Gefahr für Ihr Unternehmen aus, dass ein Mitarbeiter die Relevanz einer E-Mail nicht erkennt und diese deshalb nicht archiviert.

 

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